В процессе хозяйственной деятельности не все явления можно учесть в документе, иногда учетные данные отличаются от фактического наличия средств, поэтому на предприятиях для выявления этих расхождений периодически проводится инвентаризация - т.е. сравнивание фактического наличия средств и учетных данных.

В зависимости от степени охвата проверкой средств различают инвентаризацию полную и частичную.

Полная инвентаризация проводится один раз в год перед составлением годовых отчетов и охватывает все средства без исключения.

Частичная инвентаризация может охватывать один или несколько видов средств.

Кроме того, инвентаризация бывает плановая - в заранее намеченные сроки, но может быть и внезапная - по требованию руководителя предприятия. Проводит инвентаризацию специальная комиссия, назначаемая директором в составе не менее трех человек. Комиссия все пересчитывает, взвешивает, замеряет в присутствии материально ответственного лица данного участка и при этом составляется инвентаризационная опись, которую подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо, что все проверено в его присутствии.

На поврежденной и испорченной ценности комиссия составляет акт. Затем все документы сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств по описи и учетные данные по документам и составляют сличительную ведомость, где указывают учетные данные, фактическое наличие и результат инвентаризации, т.е. недостача или излишки.

По всем недостачам или излишкам от материально ответственного лица требуют письменное объяснение. Затем излишки приходуются, а недостача в пределах нормы списывается по акту, а недостача сверх нормы относится на материально ответственное лицо. Если оно отказывается добровольно возместить то материалы передаются в следственные органы.

В завершении инвентаризации составляется протокол, где пишутся выводы, предложения, решения и утверждается директором.