Проведение деловой беседы, цель которой достижение договоренности с партнером, например, об оказании какой-либо услуги организации.

Ее успех зависит от вашего умения устанавливать отношения и убеждать, исходя из интересов и потребностей партнера.

Вступительная часть беседы. Вступительная часть деловой беседы необходима для того, чтобы собеседник переключился от дел, которыми он был занят, на разговор с вами, а также для создания благоприятной атмосферы разговора.

Задачи вступительной части:

1) привлечение внимания к своей персоне;

2) установление контакта с собеседником;

3) пробуждение интереса к теме разговора.

Как ввести партнера в курс дела. Настроив собеседника на разговор с вами, нужно тут же перейти к предмету встречи. Часто к делу приступают таким образом: «Я хотел бы вам предложить…» или: «Я думаю, что вам будет интересно...».

Убедившись в том, что собеседник готов к обсуждению интересующего вас вопроса, можно приступать к изложению сути своего предложения. В этом и заключается второй этап беседы - информирование. Уважая собеседника, следует обращаться к нему по имени и отчеству, говорить на понятном ему языке, учитывать уровень его информированности. При этом необходимо наблюдать за реакцией партнера. Если вы видите, что партнер напряжен, относится неприязненно к тому, что вы говорите, можно использовать «отзеркаливание» его позы и жестов. Рассказывая, необходимо периодически делать паузы, чтобы собеседник мог задать вопрос. Вопросы надо выслушивать очень внимательно, не перебивая.

Аргументация. Лишь тогда, когда партнер понял, в чем состоит ваше предложение, можно приступать к его обоснованию, или к аргументации. В этом состоит третья фаза проведения деловой беседы.

Тактика аргументации продумывается заранее. Но в реальной ситуации ее придется корректировать.

Нейтрализация возражений. Проведение четвертой фазы беседы зависит от того, как прореагирует на ваши аргументы партнер.

Узнать об отношении партнера к вашим аргументам можно, прямо спросив его: «Что вы думаете по этому поводу?» или «Какой вывод вы делаете из всего, мною сказанного?». Подобные вопросы называют ориентационными, так как они позволяют ориентироваться во взглядах партнера.

Если вы поняли, что партнера ваши аргументы не убедили, нужно, подумав, найти более убедительные для него или повторить вразумительнее уже сказанное.

Вначале задайте такие вопросы, на которые собеседник скорее всего ответит «да». Такие вопросы называются подтверждающими. Это вопрос типа: «Наверное, вы тоже рады тому, что...?», «Я не ошибаюсь, полагая, что вы считаете...?». Подтверждающие вопросы настраивают партнера на положительное отношение к вашему предложению. И все же вопросы, непосредственно подводящие собеседника к принятию решения, не должны предполагать однозначного ответа. Что, если партнер все же скажет «нет»? Изменить его решение потом будет очень сложно. Поэтому рекомендуется последние вопросы формулировать так, чтобы они давали возможность развернутого ответа (открытые вопросы), настраивали на сотрудничество.

Если договоренность достигнута, не следует злоупотреблять расположением и временем партнера. На заключительном этапе беседы противопоказан разговор на общие темы – это может «забить» информацию по делу.