В процессе работы организаций наряду с подлинниками документов создаются их копии, которые могут быть получены рукописным, машинописным способом, средствами оперативной полиграфии.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые создаются в самой организации. При оформлении копий на подлиннике делают отметку о том, кому и когда выдана копия, а на копии отметку о том, где хранится подлинник. Для придания копии юридической силы на ней ставят отметку о заверении. При пересылке копии в другую организацию или выдаче ее на руки заинтересованному лицу заверительная подпись должна удостоверяться  оттиском печати организации.

Засвидетельствование копий с документов, находящихся на руках у граждан (свидетельства о рождении, браке, документов об образовании и др.), производится нотариальной конторой только при предъявлении подлинника. Запрещается снятие копии с паспорта, депутатского мандата, воинского билета.