Документ подписывают руководящие работники предприятия или другие должностные лица в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством и правовыми актами. Реквизит состоит из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Наименование должности пишут от 0-й позиции табуляции, расшифровку подписи от 6-й позиции табуляции. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина одной строки должна быть не более 73 мм, расшифровку подписи в этом случае делают по последней строке.

Если документ оформлен на бланке, содержащем название организации, то указывается краткое наименование должности:

 

Директор                                                                                                 И.О.Фамилия

 

Если документ оформлен не на бланке, то название должности должно включать название организации:

 

Генеральный директор
Ярославского
завода топливной аппаратуры                                                             И.О.Фамилия

 

Две и более подписи ставят в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц. Их подписи располагают одну под другой в соответствии с уровнем занимаемой должности:

 

Директор                                                                                                 И.О.Фамилия

 

Главный бухгалтер                                                                                 И.О.Фамилия

 

Если документы подписывают должностные лица, имеющие должности одного уровня, первую подпись оформляют от 0-й позиции табуляции, вторую – от 5-й позиции табуляции. Расшифровки подписей в этом случае располагают на 1,5 интервала ниже, первую – от 2-й, а вторую – от 6-й позиции табуляции.

 

Наименование должности                                                  Наименование должности

                                    И.О.Фамилия                                                       И.О.Фамилия

 

В документах, составленных комиссией, указывают не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии:

 

Председатель                                                                                           И.О.Фамилия

 

Члены комиссии                                                                                     И.О.Фамилия

(расшифровка подписей

по алфавиту)                                                                                            И.О.Фамилия

 

Протоколы подписывают председатель и секретарь собрания:

 

Председатель                                                                                           И.О.Фамилия

 

Секретарь                                                                                                И.О.Фамилия

 

Если должностное лицо, чья должность указана на документе, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности. При этом обязательно указывают фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Допускается внесение исправлений рукописным или машинописным способом. Не допускается подписывать документ, проставляя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Подпись нельзя отрывать от текста документа и переносить на другую страницу. Если на листе не хватает места для подписи, то на следующую страницу переносят как минимум две строки текста или отметку о наличии приложения (если она есть) и после этого оформляют подпись.