|
Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации это одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве это гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.
Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дело– совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Формирование дела– группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Номенклатура дел– систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.
|
.png)