Акт – это документ, составленный группой лиц (комиссией) и подтверждающий факты, события. Акты могут составляться при различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акты инвентаризаций; приема-передачи материальных ценностей или дел; уничтожения документов; передачи дел во временное пользование; расследования несчастного случая и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей в организации или назначенной по указанию руководителя.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Реквизиты акта:

·       дата – печатается сразу, соответствует дате актируемого события;

·       регистрационный номер – является порядковым с начала календарного года;

·       заголовок к тексту – как правило, отвечает на вопрос «Чего?»;

·       отметка о наличии приложения – оформляется при необходимости;

·       подпись – документ подписывают председатель и члены комиссии;

Текст акта состоит из вводной и основной частей. В начале вводной части указывают основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывают состав комиссии: должность, фамилию и инициалы председателя, а затем должности, фамилии и инициалы членов комиссии (в алфавитном порядке или в порядке субординации должностей). При необходимости оформляют список присутствующих при составлении акта с указанием их должностей, фамилий и инициалов.

В основной части текста фиксируют события, излагают цели, задачи и существо проведенной комиссией работы, приводят выводы и предложения комиссии. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть оформлен в виде таблицы.

В конце текста указывают сведения о количества экземпляров акта и о месте нахождения каждого экземпляра.

Формуляр акта представлен в Приложении.