|
Инструкция по делопроизводству– основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГСДОУ, ГОСТов, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью – такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Прием, регистрация, доставка документов.
2.1. Служебные документы.
2.2. Корреспонденция депутатов.
Работа с обращениями граждан.
Организация работы с документами в структурных подразделениях.
Подготовка и оформление служебных документов.
5.1. Общие требования.
5.2. Распорядительные документы.
5.3. Документы заседаний и совещаний.
5.4. Служебные письма.
5.5. Служебные телеграммы.
Исходящие служебные документы.
Контроль исполнения документов и поручений.
Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений Аппарата.
8.1. Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.
8.2. Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы.
8.3. Обеспечение типографскими изданиями.
8.4. Обеспечение нормативными материалами.
Использование бланков, печатей, штампов.
10. Машинописные работы.
11. Копировально-множительные работы.
12. Запись заседаний.
13. Формирование дел и хранение документов.
13.1. Составление номенклатуры дел.
13.2. Формирование дел.
13.3. Экспертиза ценности документов.
13.4. Оформление дел.
13.5. Составление и оформление описей дел.
13.6. Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
14. Справочная работа.
Инструкции по делопроизводству обычно имеют приложения, в которых даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
|
.png)