Создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей.
В области обработки документов:
· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
· обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;
· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
В области контроля за исполнительской дисциплиной:
· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
· сокращение сроков прохождения и исполнения документов.
В области организации доступа к информации:обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:
· единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
· объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
· использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
· обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:
· у фирм-продавцов нет единой терминологии, у многих к тому же нет и четкого позиционирования своей продукции;
· у организаций-заказчиков часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку весьма трудно бывает разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах по системам (технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, далеко не всегда соответствует действительности);
· нередко в самих организациях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации делопроизводственных процессов (делопроизводство может вестись по упрощенной схеме).
Программные системы автоматизации делопроизводства и документооборота могут быть классифицированы по следующим характеристикам:
· используемым технологиям делопроизводства;
· соответствию основным задачам делопроизводства;
· функциональным характеристикам систем;
· программной реализации;
· стоимостным показателям.
Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем – это обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся система «Дело» и система «Золушка. Служебная корреспонденция».
Основной особенностью программных продуктов «прозападной» технологии является моделирование процессов офисного документооборота и настройка на эти модели программных систем. Разработки этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, т. е. по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.
При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.
К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PCDOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (StaffwarePLS), LotusNotes (Lotus-IBM).
Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:
· система Office Media г. Москва (Lotus Notes);
· система «Ирида», г. Москва (Lotus Notes);
· комплекс программ «Делопроизводство» г. Челябинск (Lotus Notes);
· система «Золушка-Кабинет», г. Москва (Lotus Notes);
· решения компании АО «Весть», г. Москва (DocsOpen);
· решения компании «Метатехнология», г. Москва (Staffware и Excalibur);
· система Optima-WorkFlow (MS Exchange, MS SQL).
Собственные разработки российских компаний: система LanDocs; система EffectOffice; система «Документ 2000»; система «Евфрат».
|