В организации должна регулярно проводиться инвентаризация расчетов. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

При инвентаризации проверяются расчеты:

- с кредиторами по кредитам;

- с бюджетом по налогам и сборам и с внебюджетными фондами по взносам;

- с покупателями и поставщиками;

- с работниками, в том числе с подотчетными лицами;

- с другими дебиторами и кредиторами.

Для проведения такой проверки необходимы регистры бухгалтерского учета по счетам расчетов, первичные документы, оформляющие хозяйственные операции по счетам расчетов, акты сверки.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Прежде всего, проверяется, представило ли подотчетное лицо в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по истечению срока, на который аванс был выдан. При проверке отчетов комиссия проверяет наличие первичных документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.

В ходе инвентаризации расчетов с персоналом по прочим операциям проверяется полнота отражения в бухгалтерском учете сумм займов, предоставленных работникам, а также выявление задолженности по оплате процентов и погашению займов. Также проверяются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работниками в результате брака, недостач и хищений денежных и материальных ценностей.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Как правило, перед началом инвентаризации составляют акты сверки расчетов с другими организациями.

Результаты инвентаризации отражают в акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами (кредиторами) (форма № ИНВ-17) и специальной справке (приложение к форме № ИНВ-17).

Специального бланка для акта сверки расчетов нет, поэтому его составляют в произвольной форме.

Акт составляют по каждому дебитору и кредитору в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в бухгалтерии; второй экземпляр направляют в организацию, с которой производилась сверка.

Акт хранят в архиве организации 5 лет.

Образец акта представлен в Приложении 2.

На основании акта сверки расчетов может быть подготовлено заявление о зачете взаимных требований. Это делают, если у организации есть как дебиторская, так и кредиторская задолженность перед одним и тем же предприятием (например, когда поставщик одновременно является и покупателем товаров вашей организации).

Заявление составляют в двух экземплярах и хранят в архиве организации пять лет. Образец заявления представлен в Приложении Ц.

С 1 января 2009 года акт взаимозачета нужно оформлять на всю сумму, включая НДС.

Для акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами предусмотрен типовой бланк (форма № ИНВ-17).

Акт составляют в двух экземплярах:

- первый передают в бухгалтерию;

- второй остается у инвентаризационной комиссии.

Инвентаризация проводится комиссией на основании первичных бухгалтерских документов, а также актов сверки расчетов между организацией и другими предприятиями.

Комиссия должна определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и возможность ее погашения.

В акте указывают:

- счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

- суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

- суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

Срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности.

Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она по приказу руководителя списывается с баланса организации. Для этого бухгалтер должен сделать проводки:

Дебет 91-2 Кредит 62 (76, ...) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности;

Дебет 63 Кредит 62 (76, ...) - списана дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв по сомнительным долгам;

Дебет 60 (76) Кредит 91-1 - списана кредиторская задолженность.

Акт хранится в архиве организации 5 лет. В течение этого времени списанная задолженность должна числиться за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». К акту инвентаризации прикладывают справку, составленную на типовом бланке. В справке указывают:

- реквизиты каждого дебитора или кредитора организации;

- причину и дату возникновения задолженности;

- сумму задолженности.

Справку составляют в одном экземпляре и хранят в архиве
организации 5 лет.